Létkérdéssé válik a digitalizáció a beszerzésben: jönnek a robotok

Vajon elveszik a robotok a munkánkat? Félnünk kell a mesterséges intelligenciától? Gördülékenyebben és nyereségesebben működhet egy vállalkozás, ha automatizálja a beszerzési folyamatokat? És hol lesz ebben a rendszerben az ember helye? – ezekre a kérdésekre kereste a választ a 3. közép-kelet-európai e-Beszerzési Csúcstalálkozó.

A konferenciát, ahol a beszerzői szakma színe java gyűlt össze, Ürge András a Mercateo regionális igazgatója nyitotta meg. A résztvevők a 7 országból érkezett előadókkal közösen az ágazat digitalizálásának lehetőségeit járták körül. A konferencia alcíme a Beszerzés 4.0 – különös tekintettel a perembeszerzés kihívásaira a közép-kelet-európai régióban volt.

A jövő itt van, digitalizálni kell

Erős kezdés után még erősebb folytatás következett: rögtön fricskát kaptak Közép- és Kelet-Európa országainak vezetői Dr. Bod Péter Ákos, a Magyar Nemzeti Bank korábbi elnökének témaindító előadásában. Beszélt a politikai összefonódásokról és arról, hogy a bezárkózás helyett nyitott társadalomra és nyitott gazdaságra lenne szükség. Világszerte kereskedelmi háború folyik, és régiónk függ a nyugat-európai befektetőktől.

Az idealizált múltba révedés helyett a jövőbe kellene tekinteni, hiszen a fejlődés mozgatórugója a tudásalapú társadalom, a tanult fiatalok, az automatizáció és a robotizáció – tette hozzá Dr. Bod Péter Ákos. A fiatalok képzése nagyon lényeges, ugyanis hatalmas probléma jelenleg egyrészt a digitális írástudatlanság, másrészt az agyelszívás, amikor a képzett kelet-európaiak a jóval magasabb bérek és az életkörülmények miatt kivándorolnak.

Változik a világ, változik a dolgozó: az Y vagy millenniumi generáció teljesen másképp áll a munkához, mint az elődei, számukra más dolgok fontosak, mint az idősebb korosztálynak – mondta előadásában az SAP Ariba alelnöke, James Marland. Például számukra az a fontos, hogy élmény legyen a vásárlás, gyorsak, digitális bennszülöttek, tudják, mit akarnak és a legegyszerűbb utat választják. Az Y generációról kell példát vennünk a beszerzés területén – javasolta.

A beszerzés területén fontos a technológiai fejlettség, digitalizáció, de nem mindegy, hogy hogyan valósítja meg egy cég. Ha rosszul fognak hozzá, akkor csak nagyon körülményesen, időigényesen, költségesen és nem hatékonyan működik majd. Gondot jelenthet, ha több különböző, egymással nem kompatibilis rendszert párhuzamosan használnak. Megoldás lehet erre, ha mindent egy platformra terelnek, vagy épp átjárható hálózatokat építenek ki. De miért lényeges az optimalizáció? A folyamatköltségek csökkentése, rendszerek összekötése, az automatizálás, a tehetségek fejlesztése miatt.

Hogyan lehet áthidalni a digitális szakadékot az e-beszerzésben? – tette fel a kérdést Peter Ledermann, a Mercateo egyik alapítója, az igazgatótanács tagja. Rögtön válaszolt is: szerinte kizárólag a hálózati platform az, ami a különböző szektorok digitalizálását lehetővé teszi. Egy olyan független, semleges, megbízható és átlátható felületre, ahol partnereket, beszállítókat találhat egy vállalkozás. Ilyen már létezik, a Unite, mely minden vállalatirányítási rendszerbe integrálható, és virálisan fejleszthető a saját beszállítók integrálásával – például olyan a termékek megrendelésére, amikre nem rendszeresen, de nem is csak esetileg van szükség.

A raktárostól a robotig

A beszerzés evolúciójáról beszélt közös előadásában Martin Jonastik (Compliance Specialist, IKEA Indirect Material and Services) és Zdenek Pytlíček (Team Leader Procurement Performance at innogy CR). 1990-ben még raktárosra volt szükség, aztán egy-két évtized elteltével már egyre inkább automatizálták a beszerzést, katalógusokban digitalizálták a termékeket. Hamarosan már beszerzőkre sem lesz szükség, átveszik a szerepüket a robotok.

Ám a robotok bevezetése rengeteg akadályba ütközik, a cégeknél attól félnek, hogy elveszítik a kontrollt, drágának és bonyolultnak tartják, és nem akarnak változást. A két előadó szerint ennek ellenére nem kell attól félni senkinek, hogy a robotok elveszik a munkáját, hiszen olyan emberekre mindig szükség lesz, akik kreatív munkát végeznek. Sőt komoly, akár 30%-os megtakarítás érhető el szerintük a robotokkal, mert alacsonyabb lesz a folyamatköltség, ha automatizálunk egyes folyamatokat. „A digitalizáció itt van, nem lehet megállítani. Digitalizálj, vagy nem éled túl!” – mondta Martin Jonastik.

Valóban megjelentek már a robotok a beszerzésben, de még nem annyira elterjedt – folytatta a gondolatot Werle Zoltán, az IFUA Horváth&Partners vezető tanácsadója. Egy német kutatást ismertetett, melyben a szolgáltató központok hatékonyságának növelését vizsgálták: ebből kiderült, hogy a folyamatok optimalizálásával 25%-os, míg robotok alkalmazásával 30%-os javulás érhető el.

A robotok az unalmas, monoton, ismétlődő feladatok elvégzésére tökéletesek, nem panaszkodnak, nem hibáznak, nem kérdezősködnek és napi 24 órát dolgoznak – tette hozzá Pásztor Dávid, az IFUA Horváth&Partners tanácsadója. Egy meglepetést is hozott a konferencia résztvevőinek, akik lélegzetvisszafojtva nézték végig azt a demót, melyben egy robot ellenőrzi a beszállítókat. Ez a feladat egy ember számára sokkal időigényesebb lett volna, a robot tizenkétszer gyorsabban végzett vele.

A digitalizáció nem jön, hanem már itt van – kezdte előadását Gürkan Huryilmaz, a Purchasing Turkey vezérigazgatója. Ma gyorsabb minden, nincs lehetőség pihenésre, és a változás megkerülhetetlen. Ahhoz, hogy felvegyük a versenyt, pontos adatok kellenek, melyeket össze kell kapcsolni az igényekkel. Ez automatizálható: ha egy robotot megfelelően programozunk, ha minden adatot és kritériumot pontosan megkap, akkor képes lesz például beszállítót választani, az ember helyett dolgozni. A robot akár tanulni is képes lesz, innen már csak egy lépés a mesterséges intelligencia.

De mi lesz az emberrel?

Meg kell ismernünk a cégünket, hogy a legjobb digitalizálási megoldást választhassuk. Jan-Henner Theissen, a targetP! alapítója előadásában kifejtette: a világ változik, a technikai fejlődés megállíthatatlan, például már akár az is előfordulhat, hogy egy cég a beszállítók pótlására vásárol egy 3D nyomtatót, és elkészíti magának, amire szüksége van. Nagyon fontos szerinte, hogy legyünk agilisek, merjünk belevágni. A jövőben az ember szerepe teljesen más lesz, a mi feladatunk lesz a stratégiai gondolkodás, a tervezés. Ehhez másféle szemléletmódra lesz szükség nemcsak a beszerzés, hanem egy vállalat minden területén.

Tomáš Veit, az Asahi Breweries beszerzési vezetője szerint a munkavállalói diverzitás a legfontosabb egy cégnél. A siker titka, hogy olyan emberek kellenek, akik szeretik a változást és a változatosságot, értéket akarnak teremteni, agilisek, rugalmasak, innovatívak és nyitottak az újdonságokra. Ez leginkább az Y generációra jellemző, de ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy az idősebb korosztályra nincs szükség. A sokszínűség erő, mert nagyon sok hasznot hozhat egy vállalkozásnak, ha a különböző életkorú, nemű, nemzetiségű, vagy épp a világ különböző helyein élő, virtuálisan kommunikáló emberek képesek együttműködni egy közös célért.

Egy büfékocsi példáján mutatta be az eszközarányos nyereség alakulását Jacek Jarmuszczak, a NextBuy elnöke. A kocsi és a szükséges nyersanyagok megvásárlása, vagy a bérlés és alvállalkozók keresése a jövedelmezőbb? Mi a fontosabb, az eszközarányos nyereség, vagy a tiszta profit? A perembeszerzés területén is fontos kérdés a hatékonyság. Egy átlagos beszerző napi 4,5 órát tölt ismétlődő tevékenységekkel, amelyek nem teremtenek értéket. Az indirekt beszerzési folyamatok optimalizálásával, digitalizálásával ez az idő jelentősen csökkenthető. Jacek Jarmuszczak szerint a TSM (tail spend management) előnyei a tranzakciós megtakarítások, a volumen konszolidálása, beszállítók számának csökkentése, pénzforgalom javulása, minőség növekedése.