1. Mi az a Mercateo ApproveNow ?

A Mercateo ApproveNow egy digitális beszerzési jóváhagyási folyamat vállalatok számára. Ez a Mercateo által kifejlesztett megoldás web-alapú ingyenes szolgáltatásként áll a vállalati ügyfelek rendelkezésére. Emellett a Mercateo-platformon a cégek minden beszerzése egy ügyfélszám alatt van bejegyezve és a beszerzési igénylések digitálisan vannak jóváhagyva.  Ez a megoldás tehermentesíti a beszerzési részleget, időt és pénzt takarít meg cégének és egyben áttekinthetőséget is teremt.

2. Hogyan lehet aktiválni a  Mercateo ApproveNow-t?

Ha az Ön vállalata a Mercateon történő beszerzéséhez a digitális jóváhagyási folyamatot szeretné használni, kérjük lépjen kapcsolatba ügyfélszolgálatunkkal. A Mercateo szerviz csapata örömmel áll az Ön szolgálatára munkanapokon hétfőtől péntekig 8:00 és 17:00 óra között.

3. Hogyan adhatok hozzá új beszerzési igénylőt a Mercateo ApproveNow-hoz?

Az Ön ApproveNow fiókján belül a beállítások menüpontban adhat hozzá bármikor új munkatársat az ApproveNow-hoz. Csak kattintson a beszerzési igénylőt hozzáadni gombra.

Most adja meg a hozzáadandó munkatárs teljes nevét és e-mail címét. A továbbiakban a munkatárs számára egy egyéni üzenetet küldhet e-mail-ben. Ezután kattintson a beszerzési igénylőt hozzáadni gombra és az Ön munkatársa automatikusan hozzáadásra kerül a vállalati fiókhoz.

Az új beszerzési igénylő azonnal látható a beszerzési hierarchián, amin belül Ön beállíthatja munkatársa pozícióját. Önnek továbbá lehetősége van arra, hogy egyéni jóváhagyási feltételeket, ill. beszerzési költségvetést szabjon meg munkatársa számára.

Az új beszerzési igénylő e-mail-t kap
Egy automatikusan generált e-mail-ben lesz az Ön által hozzáadott beszerzési igénylő értesítve arról, hogy hozzá lett adva az Ön vállalati fiókjához, és ezáltal az üzleti és szakmai igényeinek megfelelő termékeket a Mercateo platformon keresztül vásárolhatja meg. Az e-mail tartalmazza a felhasználó nevét és egy linket, amelyen keresztül munkatársa meghatározhatja a jelszavát és aktiválhatja a hozzáférését.

4. Hogyan jelenthetem le a beszerzési igénylőt a Mercateo ApproveNow-ról?

Ön bármikor lejelentheti munkatársait a Mercateo ApproveNow-ról. Munkatárs vállalati fiókból való eltávolításához, kattintson a beállítások menüpontban a kuka ikonra abban a sorban, ahol az eltávolítandó dolgozó van. Ezután a munkatárs kontója az Ön vállalati fiókján belül deaktiválva lesz. Munkatársa többé nem fér hozzá a vállalati adatokhoz.
Ha a lejelentett beszerzési igénylő alatt további felhasználók vannak a beszerzési hierarchiában, ők ezek után a lejelentett munkatárs felett álló igénylőhöz lesznek besorolva. Természetesen áthelyezheti Őket máshová is.

5. Hogyan lehet kezelni a beszerzési igénylőket a Mercateo ApproveNow-nál?

A jóváhagyási folyamat a Mercateo ApproveNow-nál az Ön vállalatának beszerzési hierarchiáján alapszik és bármikor az szerint módosítható. Ezen kívül ön jóváhagyási feltételeket állíthat be munkatársai részére.

Mik azok a jóváhagyási feltételek?

Minden alkalmazott részére a hierarchián belül külön-külön meghatározhatja, hogy a beszerzési igénylések jóváhagyása automatikusan, manuálisan vagy bizonyos feltételek mellett történjen. Határozza meg a beszerzési költségvetést, ezáltal munkatársa a meghatározott költségvetésen belül szabad beszerzési döntéseket hozhat meg és tehermentesíti az Ön vállalkozásának a beszerzési részlegét. Abban az esetben, ha a termék értéke meghaladja a beszerzési költségvetést, például nagyobb beszerzés esetében, szükség lesz az ön jóváhagyására.

Hogyan állítsam be a jóváhagyási feltételeket?

Amikor Ön egy új munkatársat ad hozzá az ApproveNow-hoz, lehetősége van jóváhagyási feltételek meghatározására. Minden beszerzési igénylő számára alapjában manuális jóváhagyás van beállítva úgy, hogy jóváhagyás nélkül nem történik meg a megrendelés. Ezeket a beállításokat Ön bármikor módosíthatja. Az alábbi opciókat ajánljuk Önnek:

* Az összes megrendelés automatikus engedélyezése
Ezzel az opcióval az alkalmazott minden beszerzési igénylése automatikus jóváhagyásra kerül.

* Automatikusan a következő feltételek szerint engedélyezni
Ezzel az opcióval Ön beszerzési költségvetést határoz meg, mint pl. rendeléskénti maximális értéket vagy egy fix havi költségvetést. A költségvetésen belül a beszerzési igénylő szabad beszerzési döntéseket hozhat. Amint átlépi a beszerzési költségvetés értékét, az Ön személyes jóváhagyása szükséges.

Hogyan helyezhetem át a beszerzési igénylőt a beszerzési hierarchián belül?

Ha Ön beszerzési igényléseket hagyhat jóvá, bármikor megvan a lehetősége arra, hogy a hierarchiában Ön alatt szereplő munkatárs pozícióját a hierarchián belül megváltoztassa. Ha Ön bejelentkezés után az ApproveNow lapra kattint, a beállítások menüpont alatt tudja áthelyezni munkatársát. Kattintson a beszerzési igénylő mellett található áthelyezni gombra.

Most már munkatársát a hierarchián belül a kívánt pozícióba helyezheti.  Csak kattintson a beilleszteni gombra.

6. Hogyan használjam a Mercateo ApproveNow-nál a költséghelyeket és költségtípusokat?

A költséghelyek és költségtípusok alkalmazásával hatékonyabban szervezheti vállalata beszerzéseit. A Mercateo ApproveNow-nál egy beviteli mezőn keresztül költséghelyeket és költségtípusokat adhat meg vagy egy fájlból feltöltheti és használhatja őket.  Ezeket alapvetően egyszer kell létrehoznia, hogy ezek után minden munkatárs által használhatók legyenek.

Hogyan adhatok hozzá költséghelyeket és költségtípusokat?
Mint szerződéses partner, Ön az ApproveNow lapon a beállítások menüpontban meghatározhatja, hogy a megadott költséghelyeket és költségtípusokat a hozzáadott beszerzési igénylők kibővíthetik-e. Ennek engedélyezéséhez, a beszerzési igénylők költséghelyeket és költségtípusokat hozhatnak létre – kérjük a választható mezőket pipálja ki. Ez a két opció egymástól függetlenül választható. Ezen kívül Önnek arra is lehetősége van, hogy minden megrendelésnél egy költséghely és egy költségtípus, mint kötelező mező legyen megadva vagy egy standard költséghely esetleg egy standard költségtípus meghatározva. A beszerzési igénylők a beállítások lapon keresztül és ugyanúgy a beszerzési igénylés előnézetben költséghelyeket ill. költségtípusokat adhatnak hozzá.

7. Hogyan engedélyezem a beszerzési igényléseket?

Ha egy beszerzési igénylést önnek személyesen kell jóváhagynia, arról ön automatikusan egy e-mailt kap. Az ön ApproveNow fiókjában a beszerzési igénylések menüpont alatt minden fontos információt megtalál. Ha megnyitja a fekete háromszöget, amely közvetlenül a megrendelési szám mellett található, láthatja az igénylés részleteit. Így részletes tájékoztatást nyer a beszerzési igénylés tartalmáról annak jóváhagyása előtt.

Kattintson a jóváhagyás gombra, ami által jóváhagyja a beszerzési igénylést és egyben elindítja a megrendelést. Ha a beszerzési igénylést még a hierarchián belül az Önnél magasabb beosztásban álló munkatársnak is jóvá kell hagynia, ő erről automatikusan e-mailen keresztül értesítést kap.

Hogyan tudom megváltoztatni a beszerzési igénylést a jóváhagyás előtt?
A beszerzési igénylést bizonyos körülmények között módosíthatja ill. kiegészítheti, még mielőtt a megrendelést jóváhagyta. Csak kattintson a szerkesztés gombra. Hozzá lehet adni az ügyfél megrendelési számát, költséghelyet és költségtípust. Ezek az adatok fel lesznek tüntetve a számlán. Az ügyfél megrendelési száma megjelenik az Ön számára a beszerzési igénylések áttekintésében is és lehetővé tesz egy jobb elosztást. A beszerzési igényléshez megjegyzést is fűzhet.

Hogyan utasítom el a beszerzési igényléseket?
Kattintson az elutasítani gombra, ami által Ön a beszerzési igénylést elutasítja. A megjegyzés mezőben Ön megjegyzést jeleníthet meg, pl. az elutasítás okát. Munkatársa e-mail által lesz értesítve arról, hogy a beszerzési igénylése el lett utasítva.

Ha a beszerzési igénylésnek csak egyes elemei kerülnek elutasításra, akkor lehetőség van módosítani az elutasított beszerzési igénylésen, például a terméket és mennyiséget illetően. Az elutasításról szóló e-mail egy linket tartalmaz, amin keresztül a beszerzési igénylő hozzáférhet az igényléshez és módosíthat rajta. Ebből kifolyólag egy új beszerzési igénylés jön létre, amely ismét átmegy a jóváhagyási folyamaton.

Hol találom a jóváhagyandó és a magam által létrehozott beszerzési igényléseket?
Az Ön ApproveNow fiókjában a beszerzési igénylések menüpontban a jóváhagyandó beszerzési igénylések alatt megtalálhatja az összes beszerzési igénylést, amelyek az Ön jóváhagyására vagy elutasítására várnak.

Az Ön által létrehozott saját, nyitott beszerzési igénylések alatt megtalálja az összes beszerzési igénylést, amelyeket annak a személynek kell jóváhagynia, aki az Ön felettese a hierarchiában.

Mi a helyettesítési szabály?
Ha egy alkalmazott nyaralás vagy betegség miatt nem tudja a beszerzési igényléseket engedélyezni, ezeket az ő felettese a beszerzési hierarchiában közvetlenül is jóváhagyhatja. A munkavégzésben korlátozott alkalmazott egy üzenetet kap, amelyben tájékoztatva van a jóváhagyásról. A nyitott beszerzési igénylések az alacsonyabb jóváhagyónál egy kattintással a piros háromszögre bármikor megjeleníthetőek.

Az utolsó oszlopban láthatja, ki a jelenlegi engedélyező. Ehhez az egérmutatót vigye az “i” fölé. Ezek a beszerzési igénylések alapjában nem jelennek meg. Ön viszont bármikor aktiválhatja, csak kattintson a piros háromszögre. E-mail-ben lesz munkatársa tájékoztatva arról, hogy a beszerzési igénylés már jóvá lett hagyva.

8. Hogyan hozhatok létre számlázási és szállítási címeket ill. hogyan változtathatom ezeket meg?

Ebben az esetben különbség van a szerződéses partner (a vállalati fiók felelős személye)  és az alárendelt alkalmazottak (beszerzési igénylők) között. A szerződéses partner a felhasználói adatlapon egy új bankszámlát valamint új számlázási és szállítási címeket hozhat létre ill. módosíthatja a meglévő bankszámlát valamint számlázási és szállítási címeket. Szintén lehetősége van engedélyezni az alkalmazottak számára, hogy szállításí címeket hozzanak létre. Ezt az ApproveNow lapon a beállítások menüpontban lehet beállítani.

9. Hogyan tudom a megrendeléseimet a Mercateo ApproveNow-nál kiértékelni?

Ön a megrendelések archívumát mint xls- vagy csv-fájlt exportálhatja, hogy kiértékelhesse a vállalat minden megtörtént megrendelését, például a költséghelyek, az árucsoportok szempontjából vagy a beszerzési igénylőket illetően. Ehhez klikkeljen a megrendelések archívuma lapon a megrendelések archívumát exportálni gombra. Adja meg az időszakot a megrendelésekhez, amelyeket exportálni szeretné. Ez legfeljebb egy év lehet.

Határozza meg a kezdő- és záró dátumot. Lehetősége van arra, hogy a dátumot vagy kézzel adja be vagy a megjelenő súgón keresztül kiválassza. Most már megszűrheti az exportált fájl adatait a megadott kritériumok, mint pl. nettó ár vagy költséghelyek szerint. Lehetséges egy kiértékelés is egyes alkalmazottak szerint.